Méthodologie Opéra-Groupe

SUPPORT

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main_methodologieTous nos états des lieux sont réalisés sur Tablet PC et édités au format PDF. Ils sont mis à disposition du locataire sur un portail internet accessible 24h/24 avec un identifiant personnel. L’administrateur de Biens reçoit le constat par messagerie et peut le consulter en permanence depuis son extranet Opéra Groupe.

 

 

 

MÉTHODOLOGIE

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La rédaction des constats d’état des lieux se fait selon des procédures précises appliquées par chaque Opérateur. Toutes les pièces sont photographiées pour vous remettre un rapport visuel descriptif complet. L’ensemble des dégradations est aussi photographié pour illustrer le constat, ainsi que des photos de présentation du bien. Ces photos sont intégrées aux état des lieux mais sont aussi disponibles depuis votre extranet Opéra Groupe pour une utilisation commerciale. Les index des compteurs sont relevés. Les clefs sont inventoriées, identifiés et photographiées ; les BIP, badges et émetteurs sont testés et qualifiés.

 

DISPONIBILITÉS, AMPLITUDE HORAIRE ET COUVERTURE GÉOGRAPHIQUE

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Nos Opérateurs réalisent des états des lieux du lundi au samedi, de 8h00 à 17h00 avec des variations saisonnières : les amplitudes horaires sont plus importantes en été qu’en hiver.
Nous intervenons sur l’ensemble du territoire national. Opéra Groupe met à votre disposition une équipe  couvrant toute la zone urbaine des villes suivantes :
Paris, Lyon, Marseille, Aix en Provence, Bordeaux, Toulouse, Grenoble, Voiron, Nice, Cannes, Toulon, Hyères, Avignon, Chambéry, Lille, Montpellier, St Etienne, Villefranche-sur-Saône, Le Havre, Pau, Nantes & Pays de Loire

CHIFFRAGE DES DÉGRADATIONS LOCATIVES

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A l’issue d’un état des lieux de sortie avec Chiffrage, Opéra Groupe vous remet deux documents issus du comparatif avec l’état des lieux d’entrée :

1 Un rapport d’anomalies : ce document indique l’ensemble des dégradations présentes dans le logement au jour de l’état des lieux de sortie qu’elles soient locatives ou non.
2 Un chiffrage des dégradations locatives : ce document chiffre le montant de l’indemnité locative en se basant uniquement sur les dégradations dont le locataire sortant est responsable. Vous avez la possibilité de modifier ce document en fonction d’arbitrage que seul le gestionnaire est capable de faire. Nous appliquons dans ce document un pourcentage de vétusté lié à la durée d’occupation. Nous utilisons pour le chiffrage un bordereau de prix moyens calculés à partir des tarifs d’artisans et du bordereau Batiprix.
Opéra Groupe propose aussi de vous fournir des devis d’entreprises partenaires ou de vos propres intervenants.

 

RESTITUTION DES CLEFS

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photo_operagroup-methodologieLes clefs que nous récupérons à la suite d’un état des lieux de sortie vous sont restituées par l’Opérateur ou par coursier deux fois par semaine, le mardi matin et le jeudi matin. Toutefois, il est possible de vous ramener de clefs en dehors de ces créneaux si vous en faites la demande.

 

OUTILS

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Opéra Groupe met à votre disposition un espace client accessible depuis le site www.opera-groupe.fr. Cet extranet vous permet de piloter l’ensemble des missions que vous nous confiez, de consulter les commandes ou les rendez-vous passés ou à venir, de consulter un état des lieux, des photos ou un chiffrage des dégradations locatives…
Cet espace permet aussi un accès aux factures et à des statistiques sur votre patrimoine et votre activité avec Opéra Groupe. Au démarrage de notre relation, une formation de deux heures pour l’ensemble des utilisateurs est à prévoir.

 

MODE OPÉRATOIRE

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Il existe plusieurs solutions pour nous confier la réalisation d’un état des lieux :
1. Prendre rendez-vous directement sur votre extranet Opéra Groupe : après avoir rempli un ordre de mission vous accédez aux plannings des Opérateurs ; d’un simple clic le rendez-vous est fixé.
2. Saisir une commande : vous remplissez un formulaire de commande ; le locataire peut alors avoir accès aux plannings de nos Opérateurs pour fixer lui-même son rendez-vous. Si le locataire ne le fait pas Opéra Groupe se charge de contacter les locataires pour organiser l’intervention. Dans tous les cas les conditions de votre commande sont respectées* et toutes modifications de vos commandes feront l’objet d’un accord de votre part. *Pour des raisons pratiques, nous tolérons par défaut un délai de 48h00 entre la date indiquée sur votre commande et les propositions de rendez-vous. (Dimanche, jour férié…)
Quelle que soit la solution retenue, dès qu’un rendez-vous est programmé vous êtes informés par messagerie. Nous pouvons définir avec vous des conditions différentes : sorties anticipées autorisées au-delà de 5 jours, présentation des certificats d’assurance pour un locataire entrant. Cela fait l’objet d’une discussion préalable avec votre cabinet.

 

PASSERELLE INFORMATIQUE

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Opéra Groupe a une grande connaissance des échanges informatiques avec les éditeurs de logiciels métiers dédiés aux Administrateurs de Biens. La mise en place de passerelles entre votre prestataire et Opéra Groupe permet des gains de productivités importants ainsi qu’une meilleure qualification des informations nécessaires à la réalisation d’une intervention. Ainsi grâce à ces échanges, la saisie de commande ne prend que quelques instants puisque vos références Immeuble et Lot sont identifiées chez Opéra Groupe qui retrouve ainsi l’ensemble des informations relatives à chaque lot. La mise en oeuvre de ces échanges demande une étude préalable afin de définir précisément les protocoles et périmètres d’intervention de chacun.

 

INTÉGRATION DU PATRIMOINE D’UN CLIENT

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L’intégration du patrimoine du client consiste à transférer les informations concernant les lots du client vers la base de données Opéra Groupe. Ce transfert doit être le plus régulier possible et Opéra Groupe suggère qu’il soit quotidien et effectué de nuit.
D’un point de vue pratique, cette intégration prend la forme d’un simple fichier texte déposé par le client sur un compte FTP dédié ( sur un serveur Opéra Groupe). Ce fichier est analysé, formaté puis injecté en tant que mise à jour dans la base de données Opéra Groupe.
Cette étape est essentielle. Elle permet à Opéra Groupe de travailler avec les mêmes données et les mêmes identifiants que le client et garantit un haut niveau de service.

 

RETOUR D’INFORMATIONS VERS LA GED DU CLIENT

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Opéra Groupe met à disposition les documents produits pour son client sur son site Intranet. Ces documents peuvent également être copiés sur un site FTP dédié, pour alimenter la GED du client.
L’architecture du site FTP ainsi que la nomenclature des noms de fichiers, permettent de classer aisément les documents dans la GED du client.
L’opération qui consite à récupérer les documents depuis les site FTP d’échange puis à les intégrer dans la GED du client, est de la responsabilité de l’éditeur. Néanmoins, Opéra Groupe apportera tout le concours nécessaire à cette tâche et prendra part au développement si besoin.


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